Nội dung quản lý vận hành nhà chung cư

Trước những năm 2010, công tác quản lý vận hành tòa nhà đã manh nha phát triển và hoạt động tự phát rất nhiều. Tuy là tự phát nhưng không thể phủ nhận vai trò của nó trong việc đáp ứng một phần lớn nhu cầu thực tế và hiệu quả mà nó mang lại cho cư dân cũng như cho xã hội đô thị hóa nói chung. Nhận thấy điều đó, nhà nước đã ban hành nhiều Luật và các văn bản dưới luật, như Luật đất đai hay Thông tư 02/2016/TT-BXD nhằm điều chỉnh và đưa công tác quản lý vận hành tòa nhà lên một bước mới, nhằm chuyên môn hóa và chuyên nghiệp hóa dịch vụ để tiến kịp với các nước trong khu vực và hòa chung vào xu thế phát triển của thế giới.

Đến thời điểm hiện tại, dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư tại Hà Nội được xếp vào một trong những dịch vụ phát triển rộng rãi và chuyên nghiệp nhất. Về cơ bản, nó sẽ bao gồm một số các nội dung sau:

• Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà: là công tác kiểm tra, rà soát và ghi chép số liệu về hệ thống điện, nước, thông tin liên lạc, PCCC chung cư…Nội dung công việc của bộ phận kỹ thuật thường sẽ yêu cầu độ tỷ mỷ và chính xác trên cả so với các bộ phận khác. Vì hệ thống kỹ thuật gồm nhiều hệ thống khác nhau nhưng lại hoạt động có tính chất gắn kết, logic và liên quan mật thiết với nhau. Chỉ cần một sơ suất nhỏ hoặc một sai sót nhỏ trong quá trình vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà là có thế dẫn đến hậu quả to lớn không lường trước được. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng, thiết yếu nhất của công tác quản lý tòa nhà chính là duy trì hệ thống kỹ thuật chạy ổn định và an toàn.

• Triển khai dịch vụ bảo vệ tòa nhà là để đảm bảo cuộc sống an toàn và văn minh cho cư dân, nhằm phòng và chống rủi ro một cách hữu hiệu, kịp thời và chính xác. Dịch vụ an ninh tòa nhà 24/7 luôn túc trực và ứng cứu trong mọi trường hợp như hỏa hoạn, bạo động, biểu tình, trộm cướp.. hoặc đơn giản là kiểm soát khách ra vào, trông giữ phương tiện tòa nhà.

• Triển khai dịch vụ vệ sinh tòa nhà một cách khoa học, tiết kiệm và an toàn. Dịch vụ vệ sinh không phải là một dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn trong công tác quản lý tòa nhà thế nhưng nó là một dịch vụ không thể thiếu để môi trường sống lành mạnh, sạch sẽ và an toàn. Vệ sinh tòa nhà ngoài công tác duy trì bề mặt sạch, đẹp hàng ngày còn làm công tác chăm sóc cây xanh tại nhà chung cư đẹp để cư dân và khách qua lại tòa nhà vừa cảm nhận được sự trong lành và đẹp mắt của cảnh quanh tòa nhà.

• Quản lý hành chính tòa nhà là dịch vụ quản lý hồ sơ, sổ sách, giấy tờ liên quan đến tòa nhà, cư dân và khách hàng. Ban quản lý tòa nhà được coi là đầu não của một tòa nhà, là một bộ phận giúp việc đắc lực cho Ban quản trị nhà chung cư trong công tác bàn giao tòa nhà, hoạt động cũng như điều hành các công việc trong tòa nhà. Vì vậy, hồ sơ, dữ liệu về tòa nhà, về cư dân và mọi vấn đề liên quan đến tòa nhà cần được bộ phận hành chính, lưu giữ, sử dụng một cách ngăn nắp và khoa học.

• Quản lý tài chính tòa nhà: là công tác bắt buộc đối với bất kể đơn vị quản lý tòa nhà nào, dù quy mô to hay nhỏ, rộng hay hẹp. Công tác quản lý tài chính dành cho nhà chung cư trong không phức tạp nhưng rất lắt nhắt, nhiều khoản khác nhau và phát sinh liên tục. Các khoản thu gồm có phí dịch vụ trong nhà chung cư; giá trông giữ phương tiện trong nhà chung cư, các nguồn từ việc khai thác tòa nhà chung cư như cho thuê kios, diện tích công cộng, cho thuê quảng cáo, cho thuê kích sóng…Vì vậy, một công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư hiệu quả là một tổ chức biết quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả, tiết kiệm đem lại nhiều lợi ích cho tất cả các bên, đặc biệt là cho chủ sở hữu tòa nhà.

Bên cạnh đó, đối với một số tòa nhà do đặc thù và yêu cầu khác biệt, chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà sẽ có yêu cầu được trọn thêm một số dịch vụ khác như:

• Tư vấn bào giao nhà chung cư miễn phí: là việc tư vấn cho khách hàng là chủ đầu tư hoặc ban quản trị chung cư những hạng mục, thiết bị hoặc hiện trạng tòa nhà như thế nào thì đảm bảo cho công tác tiếp quản và vận hành sử dụng sau này. Chúng tôi triển khai dịch vụ tư vấn 24/7 và thường là miễn phí tư vấn cho tất cả các khách hàng, đặc biệt là ban quản trị tòa nhà. Quá trình tư vấn chủ yếu là cung cấp thông tin và hỗ trợ công tác nhận bàn giao của quý vị được diễn ra một cách đầy đủ, an toàn và suôn sẻ, thuận tiện cho công tác quản lý vận hành tòa nhà về sau.
• Khai thác tòa nhà chung cư: được hiểu là công việc tư vấn và khai thác tòa nhà để tạo nguồn thu cho tòa nhà nhằm bù đắp một phần phí dịch vụ cho cư dân, giảm thiểu phí dịch vụ xuống mức thấp nhất có thể. Do đó việc xác định phí dịch vụ trong nhà chung cư cũng căn cứ một phần vào nguồn thu từ việc khai thác tòa nhà.
• Quản lý khách hàng trong tòa nhà đặc biệt quan trọng đối với các tòa nhà văn phòng hoặc các tòa nhà chung cư có nhiều khách ra vào, hay các tòa nhà hỗn hợp cũng đặc biệt coi trọng công tác này. Quản lý khách hàng không những là công việc của lễ tân hành chính mà còn là công việc quan trọng của bộ phận an ninh, bảo vệ. Điều này không những là tiêu chí để đánh giá độ chuyên nghiệp của đơn vị quản lý tòa nhà mà còn là để đảm bảo sự an toàn tài sản và con người trong tòa nhà nữa.
• Tuy nhiên, trên hết để công tác quản lý vận hành tòa nhà được diễn ra một cách suôn sẻ, nhịp nhàng thì chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà nên tìm hiểu và hợp tác với công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư uy tín, có giấy chứng nhận quản lý vận hành tòa nhà của giám đốc DN và các trưởng bộ phận hoặc các cá nhân liên quan khác trong quá trình vận hành tòa nhà, có giấy phép quản lý vận hành nhà chung cư dành cho đối tượng là các công ty, tổ chức tham gia cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Giấy phép này được niêm yết công khai trên cổng thông tin điện tử của Sở xây dựng Hà Nội, và các cơ quan tổ chức hoàn toàn có thể kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy phép.

Bạn có thể xem thêm bài viết tại đây : quản lý vận hành nhà chung cư là gì, mục đích và nội dung